Protokół Nr 11/2023
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM „Czuby” w Lublinie, które odbyło się
w dniu 19.12.2023 r.

W dniu 19 grudnia 2023 r. o godz. 17.00 w siedzibie Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin – Wschód w Lublinie z siedziba w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS: 0000082134, odbyło się posiedzenie Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” (dalej również: „Rada Nadzorcza SM „Czuby”, „RN SM „Czuby” lub „RN”), w której uczestniczyli następujący członkowie:

Przewodnicząca Rady: Anna Nieśpiał
Zastępcy przewodniczącego: Konrad Gładosz, Danuta Przybyś – Ziemba
Sekretarz: Katarzyna Podlecka

Członkowie: Mateusz Byra, Ewa Czępińska, Krystian Farion, Maria Gajewska - Mikołajewicz, Konrad Klimek, Paweł Ligęza, Marcin Mielniczuk, Anna Sieradzka, Jolanta Sławińska, Andrzej Turski, Marian Warych, Emilia Zamiejska, Małgorzata Zmysłowska.

Ponadto w posiedzeniu uczestniczyli:
-Prezes SM „Czuby” – Marta Brożyna
-Zastępca prezesa ds. eksploatacyjnych SM „Czuby” – Tomasz Buda
-Zastępca prezesa ds. finansowych SM „Czuby” – Jarosław Jagitka
-St. specjalista ds. samorządowych – Anna Korzonek
-Radca prawny – Łukasz Klimowicz
-Zastępca głównego księgowego – Ewa Szaruga
-St. inspektor ds. analiz ekonomicznych - Elżbieta Jedlińska
Oraz Kierownicy Domów Kultury : Maria Kulik, Renata Morawska, Mariola Złucka , Maria Kasperuk

Obradom przysłuchiwało się 6 członków Spółdzielni.

Wszyscy członkowie zostali prawidłowo powiadomieni o terminie i porządku obrad.

Ad. 1
Przewodnicząca RN poinformowała, że Prezydium w dniu 11 grudnia 2023 r., po dyskusji i zapoznaniu się z przedłożonymi dokumentami, ustaliło datę posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej na 19 grudnia 2023 r. o godz. 17.00 z następującym porządkiem obrad:

1. Przyjęcie porządku obrad.
2. Przyjęcie protokołu z posiedzenia RN, które odbyło się 14 listopada 2023 r.
3. Rozpatrzenie wniosków Piotra Zaręby wskazanych (13.11.2023 r. na KR) do umieszczenia w porządku obrad posiedzenia RN.
4. Rozpatrzenie pism skierowanych do Rady.
5. Analiza działalności gospodarczo – finansowej za III kwartał 2023 r.
6. Dyskusja i podjęcie uchwał w sprawie:
   a) zatwierdzenia struktury organizacyjnej SM „Czuby” na 2024 r.
   b) zatwierdzenie planu gospodarczo – finansowego na 2024 r.
   c) wprowadzenia dodatkowego odpisu na fundusz remontowy – z przeznaczeniem na montaż instalacji domofonowej w budynku przy ulicy Tymiankowej 1 w nieruchomości EŁ 08 w os. Łęgi.
   d) zmian w Regulaminie Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania.
7. Ocena pracy członków Zarządu – wnioski w sprawie premii za IV kwartał 2023 r.
8. Sprawy wniesione

Do przedstawionego porządku obrad nie zgłoszono uwag. Został przyjęty do realizacji w wyniku głosowania: 16 głosów za, 0 głosów przeciw i 0 wstrzymujących się.

Ad. 2
Przystąpiono do dyskusji na temat protokołu z posiedzenia RN w dniu 14.11.2023 r.
Konrad Gładosz zgłosił uwagę co do informacji, że Rada Nadzorcza poparła zmianę struktury Domów Kultury zawartej w treści punktu 8 (sprawy wniesione) co nie jest prawdą. Z tym zastrzeżeniem zgadza się również Paweł Ligęza i proponuje zmianę na „Rada Nadzorcza zapoznała się z propozycją zmiany struktury Domów Kultury”.
Protokół z zaproponowaną zmianą został przyjęty w wyniku głosowania: 14 głosów za, 0 głosów przeciw i 0 wstrzymujących się.

Ad. 3
Andrzej Turski złożył wniosek formalny o wstrzymanie się z rozpatrywaniem punktu 3 „Rozpatrzenie wniosków Piotra Zaręby wskazanych (13.11.2023 r. na KR) do umieszczenia w porządku obrad posiedzenia RN” do momentu przybycia Piotra Zaręby na posiedzenie i przejście do realizacji punktu 4 porządku obrad.
Wniosek przyjęto jednomyślnie - 14 głosów za.

Ad. 4
Przystąpiono do rozpatrywania pism skierowanych do Rady Nadzorczej.
Przewodnicząca przypomniała, że w materiałach przesłanych członkom RN do realizacji tego punktu umieszczono następujące pisma:
a) pismo z dnia 11.12.2023 r. w sprawie planowanej likwidacji etatów kierowników domów kultury;
b) wniosek z dnia 4.12.2023 r. Zastępcy prezesa Zarządu ds. eksploatacyjnych dot. zmian w Regulaminie porządku domowego;
c) pismo z dnia 21.11.2023 r. przedstawiciela nieruchomości Bursztynowa 37 z osiedla Widok dot. propozycji zmian Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania;
d) wniosek przewodniczącej Komisji Kulturalno – Oświatowej o udostepnienie informacji dot. ilości osób korzystających z oferty programowej w ramach funduszu na działalność kulturalną osiedla „Widok”;
e) wniosek z dnia 8.11.2023 r. członka zamieszkałego przy ul. Stokrotki na osiedlu „Ruta” dot. zmian Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania.

a) Przewodnicząca RN zgłosiła wniosek formalny, aby poczekać do godziny 18:00 na przybycie kierowniczek Domów Kultury, które są autorkami pisma z dnia 11 grudnia 2023 r. Wniosek został przyjęty jednomyślnie - 14 głosów za.

b) Rada Nadzorcza zapoznała się z wnioskiem z dnia 4.12.2023 r. Zastępcy prezesa Zarządu ds. eksploatacyjnych dot. rozważenia możliwości dokonania zmian Regulaminu porządku domowego obowiązującego w SM „Czuby” w Lublinie w części zapisów dotyczących obowiązków osób posiadających tytuł prawny do lokalu w zakresie wykonywania napraw, wymian i odnowień między innymi balkonów, loggie i tarasów określonych w § 7 ust.1 pkt 6 lit. b – i c i §6.
Proponowane zmiany dotyczą sposobu rozliczania kosztów napraw i remontów balkonów tj. pokrywania kosztów prac remontowych z funduszu remontowego oraz wykonywania prac remontowych w całości przez Spółdzielnię.
Rada Nadzorcza, jednomyślnie 14 głosów za, postanowiła skierować powyższy wniosek do Komisji Statutowo – Regulaminowej.

c) Rada Nadzorcza zapoznała się z pismem z dnia 21.11.2023 r. przedstawiciela nieruchomości Bursztynowa 37 z osiedla „Widok” dot. zmian § 21 Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania. Zaproponowane zmiany mają na celu uszczegółowienie zapisów dot. protokołowania posiedzeń oraz określenia obowiązków sekretarza RPNO.
Rada Nadzorcza postanowiła większością głosów, 12 głosów za i 2 wstrzymujące się od głosu, skierować powyższe pismo do Komisji Statutowo – Regulaminowej.

d) Przewodnicząca Komisji Kulturalno – Oświatowej Emilia Zamiejska poinformowała, że we wniosku skierowanym do Rady Nadzorczej poprosiła o uzyskanie od Zarządu informacji dot. ile osób skorzystało z oferty programowej w ramach funduszu na działalność kulturalną osiedla „Widok” w latach 2021- 2023 oraz czy z oferty mają możliwość korzystania mieszkańcy innych osiedli. Jeśli tak, to na jakich zasadach finansowych.
Zainteresowanie tym tematem wynika z faktu, że spotyka się z krytyką mieszkańców tego osiedla oraz że z oferty programowej korzystają wyłącznie te same osoby. Osiedle to nie posiada własnego Domu Kultury, ale płaci na ich utrzymanie. Przewodnicząca zastanawia czy nie należy sprawdzić zasadność dalszego pobierania opłaty na działalność kulturalną w czynszu od mieszkańców tego osiedla.
Rada Nadzorcza jednomyślnie, 15 głosami za, postanowiła skierować pismo do realizacji przez Zarząd SM „Czuby”.

e) Rada Nadzorcza zapoznała się z wnioskiem z dnia 6.11.2023 r. członka zam. na osiedlu „Ruta” o rozważenie możliwości prawnych, zmiany zapisów Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania w zakresie zmiany §5 ust. 6 w związku z ust. 4 oraz § 8 ust.4 dot. zmian zasad wyboru przedstawicieli do Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli.
Rada Nadzorcza postanowiła powyższy wniosek, jednomyślnie15 głosów za, skierować do Komisji Statutowo – Regulaminowej, a o tej decyzji poinformować autora pisma.

Ad. 5
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej poinformował, że członkowie komisji po przeanalizowaniu analizy działalności gospodarczo – finansowej za III kwartały 2023 r. wraz z wyjaśnieniami zawierającymi:

1. Zestawienie kosztów i przychodów za III kwartały 2023 r. – Tabela A.
2. Działalność eksploatacyjna za III kwartały 2023 r.- Tabela 1.
3. Fundusz remontowy za III kwartały 2023 r. - Tabela 2.
4. Działalność kulturalno – oświatowa za III kwartały 2023 r.- Tabela 3.
5. Wykonanie utrzymania mienia Spółdzielni za III kwartały roku 2023 - Tabela 4.
6. Wykaz wykonanych robót w ramach remontów, konserwacji i utrzymania mienia Spółdzielni wg stanu na dzień 30.09.2023 r.
7. Eksploatacja za III kwartały 2023 r. SM „Czuby” z kosztami zarządzania.
8. Wyjaśnienie do eksploatacji za III kwartały 2023 r. – materiały łącznie Spółdzielnia 503 614 zł.
9. Wyjaśnienie do eksploatacji za III kwartały 2023 r – usługi obce łącznie Spółdzielnia – 1 091 528 zł.
10. Wyjaśnienie do eksploatacji za III kwartały 2023 r- pozostałe koszty administracyjne łącznie Spółdzielnia – 826 703 zł.
11. Zestawienie SM „Czuby”- Działalność eksploatacyjna.
12. Zestawienie SM „Czuby” -Eksploatacja z kosztami zarządzania.
13. SM „Czuby” – Mienie.

oraz po uzyskaniu odpowiedzi i wyjaśnień przedstawionych przez Zastępcę prezesa ds. finansowych, st. inspektora ds. analiz ekonomicznych i zastępcę głównego księgowego, postanowili zgłosić do Rady Nadzorczej rekomendację, by przyjęła przedstawioną analizę działalności gospodarczo – finansowej za III kwartały 2023 r.

Przewodniczący komisji Konrad Klimek dodał, że podczas posiedzenia dyskutowano o wysokości odsetek z lokat bankowych oraz możliwości sprawdzenia źródła pochodzenia środków na lokacie. Padła propozycja, aby zobowiązać Zarząd do sprawdzenia z jakich środków zakładane są lokaty oraz czy można podzielić zyski z tych lokat wcześniej, tzn. przed decyzją Walnego Zgromadzenia, zgodnie ze źródłem ich pochodzenia.

Rada Nadzorcza po uzyskaniu odpowiedzi zastępcy prezesa ds. finansowych na poniższe pytania:

- z jakich środków tworzone są lokaty, w jakiej wysokości są oprocentowane, na jakie konta rozliczane są odsetki, w jakim banku zakładane są lokaty;
- dlaczego wysokości funduszu osobowego w poszczególnych osiedlach jest różna oraz z czego wynika jego wysokie wykonanie w niektórych osiedlach;
- jakie koszty zawarte są w poz. usługi obce;
- dlaczego wykazano tak niskie wpływy z wynajmu pomieszczeń w Domach Kultury;
- jakie oprogramowanie i/lub jego moduły zakupiono;
- dlaczego wykazano niskie wykonanie funduszu remontowego.

większością głosów, 11 za przy 6 wstrzymujących się od głosu, przyjęła analizę działalności gospodarczo – finansowej za III kwartały 2023 r.

Ad. 6
a) Struktura Organizacyjna SM „Czuby” na 2024 r.

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej poinformował, że z przedłożonej do zatwierdzenia propozycji struktury organizacyjnej SM „Czuby” w Lublinie na rok 2024 wynika, że nastąpi redukcja etatów w 2024 r. o 19,75 w stosunku do roku ubiegłego. Struktura organizacyjna całej Spółdzielni wynosiła będzie 177,5 etatu w porównaniu do 2023 r. – 197,25 etatów. W Zarządzie i Administracji Ogólnej redukcja dotyczy 4,5 etatu - z 45,5 w 2023 r. na 41 w 2024 r.
Członkowie komisji po zapoznaniu się z przedstawionym projektem uchwały:

Uchwała nr / /2023
Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie
z dnia 19.12.2023 r.

w sprawie: zatwierdzenia struktury organizacyjnej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie na 2024 r.

Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej Czuby w Lublinie działając w oparciu o § 87 ust. 1 pkt 7 Statutu Spółdzielni uchwala co następuje:

§1

Zatwierdza się strukturę organizacyjną Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie na 2024 r. stanowiącej załącznik do niniejszej uchwały.

§2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu w sposób określony w § 89 ust. 3 statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie .

Struktura organizacyjna Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie na 2024 r.

oraz po wysłuchaniu dodatkowych wyjaśnień Zastępcy prezesa ds. finansowych dot. przedłożonej struktury, postanowili:

I. Zobowiązać Zarząd do przedstawienia na posiedzeniu 19.12.2023 r. informacji na piśmie dot. zaproponowanych i omówionych przez zastępcę prezesa zmian w strukturze.

II. Zobowiązać Zarząd do przedłożenia na posiedzeniu 19.12.2023 r. alternatywnej wersji Struktury Organizacyjnej SM „Czuby” w Lublinie na 2024 r, z pozostawioną strukturą Domów Kultury w SM „Czuby” w wersji zatwierdzonej w planie gospodarczo – finansowym na 2023 r.

Rada Nadzorcza po wysłuchaniu poniższych ustnych wyjaśnień Prezesa i Zastępcy prezesa ds. finansowych dotyczących:

- zmniejszenia zatrudnienia w 2024 r: w pionie podległym Prezesowi Zarządu z 17 do 15 etatów, w pionie podległym Zastępcy ds. eksploatacji z 145 do 132,75 etatów, w pionie podległym Zastępcy prezesa ds. finansowych z 24 na 19 etatów;
- propozycji zmniejszenia zatrudnienie w każdym z Domów Kultury o ? etatu i przeznaczeniu tej części na etat kierownika Domu Kultury SM „Czuby” w Lublinie;
- decyzji o przeniesieniu z osiedli do siedziby Zarządu trzech etatów ekonomistek (pozostawienie bez zmian na os. „Ruta” i „Łęgi”);
- decyzji o przeniesieniu z osiedli do siedziby Zarządu trzech etatów inspektorów ds. technicznych;
- zmniejszenia liczby pracowników: w os. „Skarpa” z 29 na 28,25, w os. „Ruta” z 29 na 24,5, w os. „Łęgi” z 24,5 na 21, 5, w os. „Błonie” z 23,5 na 19,5, w os. „Widok” z 19 na 17, w os. „Poręba” EP z 17 na 16;
- przeniesienia samodzielnego stanowiska ds. samorządowych do Sekcji Członkowsko- Prawnej;
- przeniesienia samodzielnego stanowiska ds. ekonomicznych do Działu Księgowości, Finansów i Analiz Ekonomicznych;
- redukcji stanowiska ds. OC i archiwum – inspektor ochrony danych osobowych;
- włączenia Sekcji ds. płac i rozliczeń do Działu Kadrowo-Organizacyjnego i ograniczeniu jej do jednego etatu;
- przeniesieniu spraw administracyjnych do zespołu ds. GZM;
- redukcji do jednego etatu stanowiska sprzątaczki;
- likwidacji dwóch stanowisk kierowców (zaopatrzenia);
- zamknięciu kasy Spółdzielni z dniem 01.01.2024 r.;
- umieszczenia stanowiska Głównego Księgowego w Dziale ds. Księgowości, Finansów i Analiz Ekonomicznych.

Ponadto poruszono poniższe zagadnienia:
- czy jest możliwa zmiana struktury Domów Kultury po uchwaleniu przez RPNO innej;
- czy jej zmiana nie jest sprzeczna z przepis § 103 b statutu (kompetencje dla RPNO);
- jakie jest uzasadnienie zaproponowanej zmiany i komu ma służy;
- jakie kompetencję posiadać będzie osoba na nowo utworzonym stanowisku kierowniczym DK;
- jak ta zmiana wpłynie na minimalizację kosztów;
- czy instruktorzy prowadzący zajęcia w Domach Kultury mają stosowne uprawnienia.

Zapoznano się z nowym projektem struktury organizacyjnej SM „Czuby” na 2024 r.:

Komisja Kulturalno – Oświatowa nie przedstawiła swojego stanowiska i rekomendacji dot. zaproponowanej struktury Domów Kultury. Rada Nadzorcza postanowiła, aby z dalszą dyskusją na temat struktury poczekać na przybycie kierowniczek Domów Kultury.
Za takim rozwiązaniem oddano 11 głosów, przeciw był 1 głos, wstrzymujących się 4 głosy.

Po przerwie i dołączeniu do uczestnictwa w posiedzeniu kierowników Domów Kultury przystąpiono do realizacji pkt 4a porządku obrad tj. dyskusji na temat pisma z dnia 11.12.2023 r. kierowników Domów Kultury SM „Czuby” dot. stanowiska kierowników DK do planowanej likwidacji etatów kierowników we wszystkich domach kultury SM „Czuby” i utworzenia w zamian jednego stanowiska dyrektora zarządzającego placówkami – filiami, urzędującego w siedzibie Zarządu w godzinach jego pracy.
Kierownicy Domów Kultury zadeklarowali, że nie mają nic do dodania poza tym, co zostało zawarte w piśmie.

Prezes Zarządu poinformowała, że ideą nowej struktury jest, aby kierownik kreował, w jakim kierunku będą zmierzać filie DK, analizował ofertę DK i odpowiednio dobierał zajęcia, które będą cieszyły się popularnością i odpowiadały na potrzeby mieszkańców. Kwestie finansowe związane z prowadzeniem DK przejęłaby księgowość. Zwróciła uwagę, że wykształcenie osób prowadzących zajęcia jest wystarczające, aby działały one w DK samodzielnie, tzn. bez kierowników. Zarząd nie widzi potrzeby utrzymywania czterech etatów kierowników, a zaoszczędzone pieniądze mogłyby zostać przeznaczone na inne zajęcia lub zwiększenie ilości etatów. Dotychczasowi kierownicy mogliby dalej prowadzić zajęcia po przedstawieniu swojego planu na te zajęcia. Głosy mieszkańców co do dalszej działalności DK oraz płacenia na fundusz kulturalno - oświatowy są podzielone, ponieważ nie każdy korzysta z zajęć proponowanych przez DK.

W przedstawionej strukturze ilość etatów pozostaje niezmieniona, a sama zmiana struktury nie wpływa na mieszkańców. Rzeczywiste oszczędności byłyby widoczne 2025 r. ponieważ w 2024 r. należy uwzględnić odprawy dotychczasowych kierowników DK.
Kierownicy Domów Kultury przedstawili opinię – uzasadnienie dlaczego obecność kierowników DK jest niezbędna w placówce, jaka ciąży na nich odpowiedzialność i obowiązki z tytułu pełnionej funkcji (np. w przypadku nieobecności instruktora lub niespodziewanych sytuacjach, związanych z organizacją zajęć i funkcjonowaniem placówki po zakończeniu zajęć).

Przewodnicząca RN po zakończeniu dyskusji przedstawiła kolejność głosowania w sprawie uchwały o zatwierdzeniu struktury organizacyjnej SM „Czuby” na 2024 r:
- I głosowanie - nad strukturą zaproponowaną przez Zarząd wraz ze zmianą struktury Domów Kultury;
- II głosowanie - nad strukturą zaproponowaną przez Zarząd, ale bez zmian w strukturze Domów Kultury;
- IlI głosowanie - skierowanie do Komisji Kulturalno - Oświatowej wniosku o wydanie opinii w tym temacie.

Wyniki głosowania:
-zatwierdzenie struktury organizacyjnej SM „Czuby” na 2024 r. wraz ze zmianą struktury Domów Kultury oddano: za -1 głos, przeciw – 12 głosów, wstrzymało się - 4 głosy;
-zatwierdzenie struktury organizacyjnej SM „Czuby” na 2024 r. bez zmian w strukturze Domów Kultury (w wersji zatwierdzonej na 2023 r.) oddano: za - 15 głosów, przeciw – 0 głosów, wstrzymało się – 2 głosy;
-skierowanie wniosku do Komisji Kulturalno - Oświatowej o wydanie opinii na temat struktury organizacyjnej Domów Kultury w 2024 r; oddano: za - 17 głosów, przeciw – 0 głosów, wstrzymało się – 0 głosów.

Rada Nadzorcza podjęła uchwałę następującej treści:

Uchwała nr 34/32/2023
Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie
z dnia 19.12.2023 r.

w sprawie: zatwierdzenia struktury organizacyjnej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie na 2024 r.

Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej Czuby w Lublinie działając w oparciu o § 87 ust. 1 pkt 7 Statutu Spółdzielni uchwala co następuje:

§1

Zatwierdza się strukturę organizacyjną Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie na 2024 r. stanowiącej załącznik do niniejszej uchwały.

§2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu w sposób określony w § 89 ust. 3 statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie.

Załącznik
do uchwały Nr 34/32/2023
Rady Nadzorczej SM Czuby w Lublinie
z dnia 19.12.2023 r.

Struktura organizacyjna Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie na 2024 r.

b) Przewodniczący Komisji Rewizyjnej poinformował, że członkowie komisji po zapoznaniu się z przedłożonym projektem uchwały w sprawie uchwalenia planu gospodarczo-finansowego Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie na rok 2024 i po dyskusji postanowili:

1. Nieprzedstawiać rekomendacji RN w sprawie podjęcia uchwały, ponieważ komisja otrzymała zdecydowanie za mało informacji, np. planu z ubiegłego roku, co do którego można by się odnieść i dokonać analizy.
2. Zobowiązać Zarząd do przedstawienia 19.12.2023 r. na piśnie informacji dot. przedłożonego do uchwalenia planu gospodarczo – finansowego SM „Czuby” na 2024 r.
3. Zasugerować, aby Rada Nadzorcza uchwałę w sprawie uchwalenia planu gospodarczo – finansowego SM „Czuby” na 2024 r. powinna podjąć łącznie z pisemną informacją Zarządu.

Rada Nadzorcza wysłuchała informacji i wyjaśnień do planu, przedstawionych przez Zastępcę prezesa ds. finansowych Jarosława Jagitkę:
- utrzymano koszty eksploatacyjne na poziomie z roku 2023 z wyjątkiem dwóch nieruchomości, które miały wynik ujemny. Ich podniesienie było koniecznie, ponieważ nieruchomości te generują straty. Aby uniknąć dalszego pogłębiania się zadłużenia, zdecydowano o zwiększeniu składki;
- fundusz remontowy w części nieruchomości pozostał na poziomie z 2023 r. a w niektórych Nieruchomościach, po uzgodnieniu z RPNO, został podwyższony, ale największa zmiana to 40 gr/m2 (jedna nieruchomość na osiedlu „Widok”);
- fundusz kulturalno – oświatowy pozostaje bez zmian z wyjątkiem osiedla „Widok”, w przypadku którego Został zmniejszony o 0.25 zł/lokal/miesiąc;
- opłaty niezależne od Spółdzielni wzrosły (sprzątanie klatek, podatek od nieruchomości, konserwacja CO,konserwacja dźwigów);
- pozostałe stawki opłat analizowano odrębnie na każda nieruchomość;
- możliwość rozdysponowania zysków z zakładanych lokat nie jest możliwa bez uchwały Walnego Zgromadzenia, które decyduje o sposobie ich podziału.

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej ponownie zgłosił wniosek, by Zarząd przedłożył RN na piśmie informację na temat planu zagospodarowania odsetkami z lokat.
Przewodnicząca RN poinformowała, że Rada Nadzorcza na kolejnym posiedzeniu będzie rozpatrywała zaskarżenie mieszkańca dot. stawek opłat eksploatacyjnych ujętych w planie, który uważa, że utrzymanie ich na obecnym poziomie jest niezgodne ze statutem.
Przewodnicząca RN zarządziła dyskusję nt. przedstawionego do uchwalenia planu gospodarczo – finansowego SM „Czuby” na rok 2024.
Tematem, na którym skupiła się dyskusja to kompetencje RPNO do ustalania wysokości składki na fundusz remontowy, ich zróżnicowania w zależności od potrzeb remontowych nieruchomości, ustalania planów remontów na zasadzie priorytetów i głosów mieszkańców w tej sprawie. Zarząd przypominał, że w ustalaniu planów remontów w nieruchomościach RPNO powinny pomagać także regularnie prowadzone przeglądy.
Dyskusja zostaje zamknięta, a przewodnicząca RN odczytuje projekt uchwały w sprawie uchwalenia planu gospodarczo – finansowego na 2024 r.
Rada Nadzorcza po dyskusji większością głosów, 12 głosów za przy 5 wstrzymujących się od głosu, podjęła uchwałę następującej treści:

Uchwała Nr 33/75/2023
Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie
z dnia 19.12.2023 r.

w sprawie: uchwalenia planu gospodarczo-finansowego Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie na rok 2024.

Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie, działając w oparciu o § 87 ust. 1 pkt 1 i 4 Statutu Spółdzielni, postanawia:

§ 1

Uchwalić plan gospodarczo-finansowy Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie na 2024 rok składający się z:

1. planu działalności eksploatacyjnej na 2024 r. (załącznik nr 1 do uchwały);
2. planu funduszu remontowego na 2024 r. - zestawienie zbiorcze (załącznik nr 2 do uchwały);
3. planu działalności kulturalno-oświatowej na 2024 r. (załącznik nr 3 do uchwały);
4. planu utrzymania mienia Spółdzielni na 2024 r. (załącznik nr 4 do uchwały);
5. planu kosztów zarządzania na 2024 r. (załączniki nr 5-6 do uchwały);
6. planów gospodarczo-finansowych osiedli na 2024 r. (załączniki nr 7-13 do uchwały) określających stawki opłat eksploatacyjnych dla poszczególnych nieruchomości.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu w sposób określony w § 89 ust. 3 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby" w Lublinie.

Wraz z załącznikami:
Załącznik nr 1 Plan kosztów zarządzania na 2024 rok
Załącznik nr 2 Lokale mieszkalne, użytkowe własnościowe i wyodrębnione, dzierżawa terenu w nieruchomościach, garaże, mienie Spółdzielni, lokale użytkowe w najmie.
Tabela nr 1 Plan działalności eksploatacyjnej na 2024 r.
Tabela nr 2 Plan Funduszu remontowego (zestawienie zbiorcze) SM „Czuby”
Tabela nr 3 Plan działalności kulturalno – oświatowej na 2024 SM „Czuby” (pracownie kultury i
fundusz kulturalno -oświatowy osiedla „Widok”.
Plan utrzymania mienia Spółdzielni na 2024 r.
Plan remontów mienia Spółdzielni.

c) Rada Nadzorcza po zapoznaniu się z:
- projektem uchwały RN w sprawie wprowadzenia dodatkowego odpisu na fundusz remontowy – z przeznaczeniem na montaż instalacji domofonowej w budynku przy ulicy Tymiankowej 1 w nieruchomości EŁ 08 w os. Łęgi;
- uchwałą Nr 38/11/2023 r. RPNO Łęgi z dnia 29.11.2023 r. w sprawie wprowadzenia odpisu na montaż instalacji domofonowej w budynku Tymiankowa 1 (mieszkania od 51 – 60) w osiedlu Łęgi;
- uchwalą nr 39/11/2023 RPNO Łęgi z dnia 29.11.2023 r. w sprawie na montaż instalacji domofonowej w budynku Tymiankowa 1 (mieszkania od 61 – 70) w osiedlu Łęgi;
- wyjaśnieniami radcy prawnego: że podstawa do podjęcia przez RN to: § 87 ust. 1 pkt 4 Statutu, § 6 ust.2 pkt 2 Regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania opłat za używanie lokali SM „Czuby” w Lublinie oraz Uchwał: Nr 38/11/2023 i Nr 39/11/2023 RPNO Łęgi z dnia 29.11.2023 r.

oraz po głosowaniu z wynikiem: 15 głosów za, przeciw 0 głosów, wstrzymało się 1, podjęła uchwałę następującej treści:

Uchwała Nr 35/32/2023
Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie
z dnia 19.12.2023 r.

w sprawie: wprowadzenia dodatkowego odpisu na fundusz remontowy – z przeznaczeniem na montaż instalacji domofonowej w budynku przy ulicy Tymiankowej 1 w nieruchomości 08 EŁ na osiedlu „Łęgi”.

Na podstawie § 87 ust. 1 pkt 4 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie i § 6 ust.2 pkt 2 Regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania opłat za używanie lokali Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie oraz Uchwał: Nr 38/11/2023 i Nr 39/11/2023 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Łęgi” z dnia 29.11.2023 r. – Rada Nadzorcza uchwala, co następuje:

§ 1

Od 1 kwietnia 2024 roku do 31 marca 2025 roku wprowadza się dodatkowy odpis na fundusz remontowy z przeznaczeniem na montaż instalacji domofonowej w wysokości 48 zł miesięcznie za lokal w budynku przy ulicy Tymiankowej 1 dla lokali od nr 51 do nr 70.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu w sposób określony w § 89 ust. 3 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie.

d) Andrzej Turski przypomniał, że obradujące w dniach 26.04.2023 r. do 14.06.2023 r. Walne Zgromadzenie wprowadziło zmianę § 103 do statutu odnoszącego się do wysokości wynagrodzenia przyznawanego członkom RPNO w formie miesięcznego ryczałtu. Statut został zarejestrowany w lipcu br.
W lipcu złożył też wniosek dot. zmiany § 21 ust. 1 i § 23 ust. 1 Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania. Komisje RN pozytywnie zaopiniowały propozycję zmiany § 23 ust. 1 dot. wysokości wynagrodzenia dla członków RPNO oraz propozycję zmiany § 21 ust.1 dot. ujednolicenia zapisów sposobu liczenia głosów, ponieważ aktualnie są one liczone inaczej w RPNO niż w np. RN.
Przewodnicząca RN wniosek Andrzeja Turskiego w sprawie podjęcia uchwały we wskazanych przez ww. §§ regulaminu poddała pod głosowanie. Został przyjęty 16 głosów za, 0 głosów przeciw i 0 wstrzymujących się od głosu.
Rada Nadzorcza podjęła uchwałę następującej treści:

Uchwała Nr 36/12/2023
Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie
z dnia 19.12.2023 r.

w sprawie: zmian Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania.

Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie, działając na podstawie § 87 ust. 1 pkt 28 Statutu Spółdzielni, uchwala co następuje:

§ 1

W Regulaminie Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania, stanowiącym załącznik do uchwały Nr 8/11/2020 z dnia 26.05.2020 r. wprowadza się następujące zmiany:

§ 21 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Uchwałę Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla są ważne jeśli zostały podjęte większością głosów . Przy obliczaniu wymaganej wesz ości głosów dla podjęcia uchwały przez Radę uwzględnia się tylko głosy oddane za i przeciw uchwale. Uchwała może być również wynikiem głosów częściowo oddanych na posiedzeniu, częściowo na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.

w § 23 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„ 1. Za udział w posiedzeniu Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla i jej komisjach przyznawane będzie wynagrodzenie w formie miesięcznego ryczałtu w wysokości:
1) przewodniczący Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla - 15% minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w ustawie z dnia w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679 z późn. zm.);
2) członkom prezydium Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla - 5% minimalnego wynagrodzenia za pracę;
3) członkom Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla - 5% minimalnego wynagrodzenia za pracę”.

§ 2

Wydaje się tekst jednolity Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i zasad ich wynagradzania z uwzględnieniem zmiany zawartej w uchwale numer Nr 36/12/2023 z dnia 19.12.2023 r.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu w sposób określony w § 89 ust. 3 Statutu .

Ad. 7
Rada Nadzorcza, pomimo nieobecności na posiedzeniu Piotra Zaręby, wnoszącego o rozpatrzenie przez RN wniosków wskazanych 13.11.2023 r. na Komisji Rewizyjnej do rozpatrzenia, postanowiła przeprowadzić nad wnioskami głosowanie.
Przewodnicząca zarządziła głosowanie w sprawie wniosków:

1. Zobowiązać Zarząd Spółdzielni „Czuby” do zamieszczenia informacji odnośnie do najbliższego posiedzenia RN na stronie internetowej Spółdzielni oraz na tablicy informacyjnej danej nieruchomości.

   Za przyjęciem wniosku oddano - 0 głosów, przeciw – 13 głosów, wstrzymało się – 4 głosy.

2. Zobowiązać Zarząd do sprawdzenia możliwości uzyskania zewnętrznych dofinansowań dotyczących:
   a) napraw budynków;
   b) inwestycji w odnawialne źródła energii;
   c) instalacji nowych wind w budynkach, które ich nie posiadają;
   d) naprawy wind, które są w zasobach Spółdzielni.Za przyjęciem wniosku oddano – 17 głosów, przeciw – 0 głosów, wstrzymało się – 0.
3. Zobowiązać Zarząd do natychmiastowego zastąpienia w Radzie Nadzorczej INWESTPROJEKT Lublin SA Pana Ryszarda Burskiego przedstawicielem Spółdzielni wskazanym przez Zarząd.Za przyjęciem wniosku oddano – 3 głosy, przeciw 3 głosy, wstrzymujących 10.
4. Zobowiązać Zarząd do wyjaśnienia informacji otrzymanej przez RN poprzedniej kadencji dotyczącej nepotyzmu i przedstawienia RN na kolejnym posiedzeniu jakie decyzje personalne podejmie Zarząd w uzasadnionych przypadkach.Za przyjęciem wniosku oddano – 12 głosów, przeciw – 0 głosów, 5 wstrzymało się od głosu

Ad. 8
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej poinformował, że komisja rekomenduje RN, aby nie przyznawała członkom Zarządu premii za IV kwartał 2023 r. Komisja wnosi o przedstawianie przez Zarząd cyklicznie (np. co kwartał) sprawozdań z ich pracy, które to sprawozdania mogłyby być pomocne w podjęciu decyzji w kwestii premii.

Zastępca prezesa ds. finansowych poinformował, że głównym celem Zarządu w IV kwartale była koncentracja na optymalizacji kosztów i struktury zatrudnienia. W wyniku tych działań dokonano m.in. redukcji zatrudnienia o blisko 20 etatów, zamknięto kasę w Spółdzielni, której roczny koszt utrzymania był bardzo wysoki. Przegląd umów z wykonawcami np. remontów balkonów na osiedlu "Ruta" pozwolił nałożyć na nich kary z tytułu nieterminowego wykonania zleconych prac. Zarząd podjął także rozmowy z dostawcami niektórych usług, którzy chcieli podnieść stawki za swoje usługi. W wyniku negocjacji udało się utrzymać te stawki na tym samym poziomie, a w jednym przypadku nawet je obniżyć.

Prezes Marta Brożyna odnosząc się do zarzutów skierowanych pod jej adresem zawartych w piśmie, które otrzymali niektórzy członkowie RN poinformowała, że autorem pisma jest prawdopodobnie osoba pracująca w Spółdzielni, a jej zarzuty są bezpodstawne. Nie zakupiono nowego oprogramowania, a jedynie nowy moduł istniejącego systemu Unisoft. Prowadzone są szkolenia pracowników z obsługi tego programu, ponieważ wcześniej pracownicy nie umieli się posługiwać systemem i byli zależni od jednej osoby np. wystawiając czynsze. Ponadto w niektórych działach pracowano na dwóch programach. Dane osobowe nie były odpowiednio zabezpieczone. Firma Unisoft przejmie obsługę serwerów i wszystko co związane z oprogramowaniem. Będzie można zrezygnować z usług dotychczasowego informatyka, który był wysoko wynagradzany, a nie spełniał swoich obowiązków.

W toku dyskusji przedstawiano argumenty, mające wpływ na brak premii za IV kwartał 2023 r. tj. za zbyt krótki okres pracy, brak właściwej komunikacji na linii Zarząd - Rada Nadzorcza, brak informacji na piśmie, brak informacji na temat zakup dodatkowego modułu oprogramowania, brak informacji jakie działania podejmował Zarząd w IV kwartale 2023 r.

Rada Nadzorcza postanowiła zająć się opracowaniem kryteriów i zadań kwartalnych, których wykonanie będzie podstawą do przyznawania premii.
Pojawiają się również pozytywne głosy, chwalące Zarząd za duże zaangażowanie, otwartość na zgłaszane propozycje innych form i metod pracy mających wpływ na lepsze funkcjonowanie, dobrą komunikację z mieszkańcami, podejmowanych działań mających na celu minimalizację kosztów.
Padł wniosek formalny o zakończenie dyskusji, który poddano pod głosowanie z wynikiem: za - 16 głosów, przeciw - 0 głosów, wstrzymało się – 1 głos.

Przewodnicząca RN zarządziła głosowanie nad wnioskami w sprawie przyznania członkom Zarządu premii za IV kwartał 2023 r. Przypomniała, że każdy członek RN może głosować tylko za jednym z trzech zgłoszonych wniosków. W innym przypadku głosowanie będzie nie ważne.

Poddała pod głosowanie:

1. wniosek Komisji Rewizyjnej o nieprzyznaniu premii członkom Zarządu za IV kwartał 2023 r.
   Za przyjęciem wniosku do realizacji zagłosowało 7 członków RN.
2. wniosek - przyznać członkom Zarządu premię za IV kwartał 2023 r. w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego wypłacanego kwartalnie.
   Za przyjęciem wniosku do realizacji zagłosowało 7 członków RN.
3. wniosek - przyznać członkom Zarządu premię za IV kwartał w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego wypłacanego kwartalnie.
   Za przyjęciem wniosku do realizacji zagłosowało 2 członków RN.

Członkowie obecni na posiedzeniu głosowali nad przyjęciem 2 pierwszych wniosków.

W związku z brakiem rozstrzygnięcia co do przyznania premii, przewodnicząca zarządziła ponowne głosowanie nad wnioskami I i II:
-za przyjęciem wniosku nr I w sprawie nieprzyznania premii członkom Zarządu za IV kwartał 2023 r. zagłosowało 8 członków RN.
-za przyjęciem wniosku nr II – przyznanie członkom Zarządu premii za IV kwartał 2023 r. w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego wypłacanego kwartalnie zagłosowało 9 członków RN.

W wyniku głosowania RN postanowiła przyznać członkom Zarządu premię za IV kwartał 2023 r. w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego wypłacanego kwartalnie.

Ad.9

1. Przewodnicząca RN podziękowała Zastępcy prezesa ds. eksploatacyjnych za przeprowadzenie 22.11.2023 r. szkolenia dla członków RN oraz szkolenia dla RPNO na temat podstawy prawnej i zasad rozliczania kosztów dostawy ciepła do budynków oraz zasad rozliczeń kosztów centralnego ogrzewania z użytkownikami lokali mieszkalnych SM „Czuby” w Lublinie zawartymi w regulaminie zatwierdzonym Uchwałą Rady Nadzorczej Nr 39/20/2022 z dnia 28.12.2022 r.
2. Postanowiono, że prezydium rady będzie odbywało się na dwa tygodnie przed obradami RN, by przewodniczący komisji rady mieli możliwość zgłoszenia i przygotowania spraw do umieszczenia w porządku obrad.
3. Prezydium odbędzie się 08.01.2024 r. o godz. 17.30, plenum rady 23.01.2024 r. o godz. 18.00.
4. Postanowiono, w wyniku głosowania 15 głosów za, odwołać dyżury członków RN, dwa razy w miesiącu w godz. od 16.00 – 17.00 z uwagi na brak zainteresowania ze stromy mieszkańców.
   Terminy spotkań mieszkańców z członkami RN ustalane będą telefonicznie - zgłoszenia Indywidualne, telefonicznie w sekretariacie Spółdzielni.

Na tym obrady zakończono.